O conceito dos 5 esses surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial.
O papel desse conceito é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambientes, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas.
Se sua empresa busca acompanhar as mudanças da economia mundial, ela precisa buscar também o aumento de produtividade e redução de custos através de uma manufatura enxuta e ambiente adequado de trabalho.
A implantação do 5S, irá resultar em melhorias de qualidade, organização e otimização em qualquer empresa, independentemente do ramo ou porte.
O programa visa a conscientizar todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho.
Trata-se de uma filosofia, de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento e participação das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, organizados e bem estar proporcionando condições para uma maior produtividade, cada uma das cinco palavras representa uma etapa do programa de implantação do 5S, os cinco “sensos”:
1.º S - Seiri - Senso de Utilização e Descarte
Conceito: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário.
Ao iniciar este trabalho as pessoas percebem que a maioria dos objetos ou papeis guardados realmente são sem importância e que estavam simplesmente tumultuando o local de trabalho ou ocupando espaço que poderia servir para organizar outros materiais mais utilizados.
2.º S - Seiton - Senso de Arrumação e Ordenação
Conceito: Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente.
É importante que todos os materiais e objetos sejam identificados, rotulados e etiquetando para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade e rapidez.
Esta etapa auxilia também a administração do estoque, pois os materiais são identificados com facilidade e se torna mais prático e rápido saber quando está acabando determinado item, evitando faltas ou excessos.
3.º S - Seiso - Senso de Limpeza
Conceito: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar.
Esta etapa consiste na conscientização dos funcionários a não sujarem o ambiente e segundo se sujar, limpar. Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados. Usou, limpe e guarde.
4.º S - Seiketsu - Senso de Saúde e Higiene
Conceito: Manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene.
Todos devem cuidar da sua aparência e higiene pessoal, pois transmitem a imagem da empresa.
Deve-se eliminar hábitos como comer, beber no local de trabalho ou fumar (o que já é proibido por Lei).
5.º S - Shitsuke - Senso de Autodisciplina
Conceito: Fazer dessas atitudes, um hábito, transformando os 5S numa filosofia de vida.
Fase da aceitação e comprometimento das equipes de trabalho. Apesar de ser um programa implantado para benefício conjunto, que tanto a empresa como os funcionários terão melhorias, redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização, ainda poderá existir algumas resistências.
Para iniciar a implantação do 5S faça uma reunião com todos do grupo, explane o programa, seus objetivos e os benefícios.
Eleja líderes para ajudar na avaliação dos resultados e verificação da implantação.
As avaliações devem ser constantes, pois somente o que for medido e avaliado poderá ser melhorado.
Faça um rodízio de líderes, isto ajuda a criar um elo maior com a implantação do programa e motivar o grupo a participar. Realize reuniões periódicas apresentando os resultados, crie programa de reconhecimento se achar necessário, pois isto poderá incentivar os envolvidos.
Cada uma das etapas acima se complementa, tendo cada uma sua importância e valor.