A gestão de documentos eletrônicos foi um dos setores que mais sofreu mudanças e modernizações nos últimos anos, uma área de suma importância para as instituições. Os documentos eletrônicos chegaram para facilitar todo o trâmite administrativo, já que tudo é feito de maneira mais prática e rápida. Lógico que isso não dispensa os cuidados especiais com esses documentos e demanda a contratação de profissionais dedicados apenas para essa função.
A Gestão Eletrônica de Documentos, também chamada de GED, é “a tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir o acesso às informações impressas ou digitais presentes em documentos de empresas e outras organizações”.
A Gestão Eletrônica de Documentos pode ser descrita como um conjunto de processos interligados que possibilita qualquer empresa gerenciar seus documentos na forma física ou digital.
Uma gestão eficiente concentra em um mesmo sistema todas as informações do negócio. Afinal, guardar, gerenciar e dispor das informações e documentos de forma ágil e segura, traz grande celeridade à empresa, além de tornar a tomada de decisões mais fácil e assertiva.
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Mas, quais são os principais cuidados na gestão eletrônica de documentos? Uma agência especializada dá cinco conselhos:
- Primeiro, saiba o que o seu negócio realmente precisa. Não será bom se houver uma gestão de documentos desconectada das necessidades e características da empresa.
- Procure por soluções modernas. Gestão de informações é para ser feito com total segurança. Então, não se arrisque.
- Use a nuvem. Como você já deve saber, a “nuvem” possibilita o acesso de qualquer lugar pela internet, graças à sua mobilidade — além de guardar uma imensa quantidade de arquivos.
- Faça backups
- Busque por soluções profissionais. Documentos eletrônicos precisam ser guardados com total garantia de proteção, sem nenhuma possibilidade de vazamentos dos dados ou perda.
Num contexto de forte concorrência e alta complexidade nos negócios e tarefas corporativas, a formação específica é de grande importância para qualquer função que vamos desempenhar nas empresas.
Em relação à gestão eletrônica de documentos, por exemplo, engana-se quem pensa que qualquer um pode gerir documentações eletrônicas. Na verdade, muitas empresas já perceberam a necessidade de contratar profissionais altamente capacitados para desempenhar esse serviço.
A pós-graduação a distância em Gestão Eletrônica de Documentos tem o objetivo de promover um aprendizado estimulante e profundo, utilizando de metodologia embasada no estudo de casos, que simulam os constructos de decisão encontrados no dia a dia da gestão eletrônica de documentos.
O objetivo desta especialização EAD da USCS é capacitar os profissionais no tratamento da informação eletrônica, seja pública ou privada, nos vários aspectos técnicos e normativos relacionados à gestão eletrônica de documentos arquivísticos.
Se você trabalha como arquivista, bibliotecário, técnico em arquivo e demais trabalhos envolvidos com a gestão de informações armazenadas em meio digital, incluindo profissionais de informática, essa pós EAD da USCS é para você.
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